Zo werkt het
- Maak je club aan. Dat kan meteen, met een gratis proefperiode van 30 dagen.
- Lever je ledenlijst aan. Je stuurt ons een Excel-bestand met al je leden. We spreken samen af hoe je het bestand veilig aanlevert.
- Wij doen de rest. We controleren het bestand, koppelen de kolommen aan de velden in ClubBalans en importeren je leden.
- Jij controleert. Je krijgt van ons te horen wat er is ingelezen en wat we tegenkwamen, zoals dubbele leden of een onleesbare datum.
Wat er in het Excel-bestand staat
Eén lid per rij, met de namen van de kolommen in de eerste rij. Welke kolommen je hebt, maakt niet uit: we nemen over wat er is. Hoe vollediger, hoe beter:
- Gegevens van het lid: naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en lidnummer.
- Zakelijke leden: de bedrijfsnaam, de contactpersoon, het e-mailadres voor facturen en het KvK-nummer.
- Het lidmaatschap: de datum waarop iemand lid werd, het soort lidmaatschap en, voor wie gestopt is, de einddatum.
- Je eigen velden: zoals een bondsnummer, een shirtmaat of de taken van een vrijwilliger.
Begin je vanaf nul? In ClubBalans download je bij Leden importeren een Excel-sjabloon met een kolom voor elk veld, ook je eigen velden, en keuzelijsten waar de keuzes vastliggen.
Wat wij voor je uitzoeken
Een ledenlijst die jaren is bijgehouden, is zelden helemaal netjes. Wij halen dubbele leden eruit, lezen datums in elke gangbare schrijfwijze en herkennen zakelijke leden aan hun bedrijfsnaam. Oud-leden nemen we mee met hun einddatum, zodat het ledenverloop meteen klopt.
Zorgvuldig met persoonsgegevens
Een ledenlijst bevat persoonsgegevens. We gebruiken je bestand alleen voor de import en verwijderen het daarna. Lees meer in onze privacyverklaring.
Daarna
Staan je leden erin, dan factureer je meteen de contributie, ook naar rato voor wie halverwege het jaar instapt. Lees meer over de ledenadministratie en over overstappen naar ClubBalans.
