Alle contributiefacturen in één keer
Onder Contributie innen zie je alle actieve leden die in het boekjaar nog geen contributiefactuur hebben gehad, met het bedrag dat ze moeten betalen. Dat bedrag komt uit hun soort lidmaatschap. Je vinkt aan wie je wilt factureren, kiest de factuurdatum en de vervaldatum, en verwerkt alles met één klik. Elk lid krijgt een eigen factuur met een uniek factuurnummer.
Volledig of naar rato
Je kiest per inning hoe de contributie wordt berekend:
- Volledig: elk lid betaalt de hele jaarcontributie van zijn soort lidmaatschap.
- Naar rato: wie niet het hele boekjaar lid is, betaalt alleen voor de dagen dat hij lid is. Wisselt iemand halverwege van soort lidmaatschap, dan komen beide periodes op de factuur.
Leden die later in het jaar instappen, factureer je gewoon bij een volgende inning: wie al een contributiefactuur heeft, staat niet meer in de lijst.
Facturen per e-mail, met PDF
Facturen gaan per e-mail naar het lid, met de factuur als PDF in de bijlage. Op de factuur staan de gegevens van je vereniging, het IBAN en de betaaltermijn die je zelf instelt. Voor zakelijke leden gaat de factuur naar hun eigen factuuradres. Elke PDF wordt bij het aanmaken één keer gearchiveerd, zodat je later precies kunt terugzien wat het lid heeft ontvangen.
Herinneringen voor achterstallige facturen
Het overzicht Herinneringen toont alle facturen waarvan de vervaldatum is verstreken, gegroepeerd naar hoe lang ze al te laat zijn: 1 tot 30 dagen, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen. Je selecteert de facturen en verstuurt in één keer een herinnering met de factuur als PDF. ClubBalans houdt per factuur bij hoeveel herinneringen er zijn verstuurd.
Terugkerende facturen
Voor bedragen die steeds terugkomen, zoals een maandelijkse bijdrage of jaarlijkse sponsoring, maak je een terugkerende factuur. Je kiest of die elke maand, elk kwartaal, elk half jaar of elk jaar wordt verstuurd. ClubBalans maakt de facturen op tijd aan en mailt ze naar het lid.
Creditnota's en tegoed
Een factuur die eenmaal is aangemaakt, wordt niet meer gewijzigd. Klopt er iets niet, dan maak je vanaf de factuur een creditnota. Heeft een lid tegoed, dan kun je een factuur daarmee verrekenen.
Betalingen automatisch bij de juiste factuur
Importeer je het bankafschrift, dan zoekt ClubBalans bij elke ontvangst de factuur die erbij hoort, bijvoorbeeld via het factuurnummer in de omschrijving. Jij controleert het voorstel en slaat het op; daarmee is de factuur betaald. Lees meer bij bank en kas.
Optioneel: betaalverzoeken en automatische incasso
Wil je het leden nog makkelijker maken? Dan kun je optioneel werken met betaalverzoeken, zodat leden direct online betalen, of de contributie innen via automatische incasso. Dat loopt via onze partner SitePack Payments. Voor deze betalingen komen er transactiekosten bij, bovenop de prijs per lid. De tarieven vind je bij SitePack Payments; meer over onze eigen prijs lees je op de pagina prijzen.
