Bankafschriften importeren
Download het afschrift in je internetbankieren als MT940- of CAMT.053-bestand en upload het in ClubBalans. Het afschrift wordt aan de juiste rekening gekoppeld op basis van het IBAN. Transacties die je al eerder hebt ingelezen, slaat ClubBalans over, ook als periodes overlappen. Zo kun je gerust elke maand een afschrift importeren zonder op te letten waar het vorige ophield.
Slimme voorstellen bij elke transactie
Elke geïmporteerde transactie staat klaar om te verwerken. ClubBalans doet een voorstel:
- bij een ontvangst de openstaande factuur waarvan het nummer in de omschrijving staat;
- bij een betaling de openstaande inkoopfactuur van de leverancier met dat IBAN;
- anders de factuur met precies dit bedrag en de naam van de tegenpartij;
- en anders de categorie waarop je de vorige transactie van dezelfde tegenpartij hebt geboekt.
Jij controleert het voorstel en slaat het op. Is een betaling voor meerdere facturen of categorieën, dan verdeel je het bedrag over meerdere regels.
Betaal- en spaarrekeningen
Je legt alle rekeningen van je vereniging vast, zowel betaalrekeningen als spaarrekeningen. Elke rekening heeft een eigen categorie in de balans, zodat je per rekening en in totaal ziet wat er staat.
Inkoopfacturen van leveranciers
Rekeningen die je vereniging ontvangt, leg je vast als inkoopfactuur bij de leverancier, met de PDF of foto als bijlage. Zo zie je wat er nog betaald moet worden, en koppel je de betaling later aan de factuur zodra die op het bankafschrift staat.
Een kasboek voor elke kas
Heeft je vereniging contant geld, bijvoorbeeld in de kantine of bij de ledenadministratie, dan maak je daar een kas voor aan. Je boekt kasontvangsten en kasuitgaven op categorieën, met een bon als bijlage. Een storting op de bank boek je als overboeking van de kas naar de bank.
Kascontrole
Bij een kascontrole tel je het geld in de kas en vul je het getelde bedrag in. ClubBalans vergelijkt dat met het saldo in de boekhouding en boekt een eventueel verschil op Kasverschillen. De tellingen komen ook in het pakket voor de kascommissie.
