Kantineomzet in het kasboek
De contante opbrengst van de kantine boek je in het kasboek van de kantinekas, bijvoorbeeld per wedstrijddag of per weekend. Elke ontvangst boek je op Kantineomzet of op subcategorieën als drank en etenswaren. Breng je het geld naar de bank, dan boek je een storting van de kas naar de bank. Lees meer over kassen en kascontroles bij bank en kas.
Tegoed: vooraf betalen voor de bar
Veel clubs werken met een tegoed of strippenkaart. In ClubBalans heeft elk lid dat tegoed mag hebben een eigen tegoedrekening:
- Opwaarderen: een lid stort contant geld in een kas, en dat bedrag komt op zijn tegoed.
- Afboeken: bij een bestelling boek je het bedrag van het tegoed af. Je verdeelt de rekening over de categorieën, zoals drank en etenswaren, zonder dat er geld door de kas gaat.
- Verrekenen: je kunt een factuur van het lid betalen met zijn tegoed, en een teveel betaald bedrag (na een creditnota) op het tegoed zetten.
Een tegoed kan nooit onder nul komen. In de instellingen bepaal je of particuliere leden, zakelijke leden of beide een tegoed mogen hebben. Op de balans staat het totaal van alle tegoeden als schuld van de vereniging aan haar leden.
Voorraad in de bar en de kantine
Per soort voorraad, bijvoorbeeld bier, frisdrank of snoep, leg je de kostprijs en de verkoopprijs vast. Inkopen boek je op de voorraad, zodat die op de balans staat in plaats van direct als kosten. Zo krijg je een eerlijk beeld van wat de kantine werkelijk oplevert.
Voorraadtelling met marge in beeld
Bij een voorraadtelling tel je wat er staat, gewoon tegen de verkoopprijs van de prijslijst. ClubBalans rekent de telling om naar kostprijs en boekt:
- de omzet sinds de vorige telling, omgerekend naar kostprijs, als Kostprijs verkopen;
- en het verschil dat overblijft als Voorraadverschillen: wat er weg is zonder dat het in de omzet terugkomt.
Zo zie je niet alleen hoeveel de kantine heeft omgezet, maar ook wat de marge is en of er voorraad verdwijnt. Tellingen volgen elkaar op; alleen de laatste kun je verwijderen als je je vergist hebt.
Klaar voor het einde van het jaar
Bij de jaarafsluiting waarschuwt ClubBalans als er voorraad met een waarde is die in de laatste dagen van het boekjaar niet is geteld. Zo staat de voorraad correct in de jaarrekening.