ClubBalans
nl en
ClubBalans

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ClubBalans verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij?

ClubBalans is een dienst van ProRemote BV.

Onze twee rollen

Verwerkingsverantwoordelijke. Voor bezoekers van deze website, voor wie een vereniging aanmeldt en voor de gebruikers van ClubBalans (bijvoorbeeld de penningmeester) bepalen wij waarom en hoe we gegevens verwerken. Daarover gaat het grootste deel van deze verklaring.

Verwerker. De gegevens die een vereniging in ClubBalans vastlegt over haar leden, leveranciers en sponsors (zoals namen, adressen, e-mailadressen, lidmaatschappen, facturen en betalingen) verwerken wij in opdracht van die vereniging. De vereniging is daarvoor verantwoordelijk. Ben je lid van een vereniging die ClubBalans gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met je vereniging. Wil je als vereniging een verwerkersovereenkomst met ons sluiten, mail ons dan.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

Bezoek aan deze website

Als je ermee instemt in de cookiemelding, gebruiken we Google Analytics om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's ze bekijken en via welke weg ze binnenkomen. Google Analytics gebruikt daarvoor cookies en een willekeurig bezoekersnummer. Advertentiefuncties en Google Signals staan uit, en we delen geen gegevens met Google voor advertenties. Grondslag: je toestemming. Je kunt die altijd intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Google bewaart deze gegevens 2 maanden.

Zonder toestemming plaatst Google Analytics geen cookies. Google kan dan wel anonieme meldingen zonder cookies ontvangen (Consent Mode), waarmee het bezoekersaantallen schat.

Contact

Mail je ons, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht om je vraag te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden. We bewaren je e-mail zolang dat nodig is voor de afhandeling en een eventuele vervolgvraag.

Een vereniging aanmelden en een account

Bij het aanmelden vragen we de naam van de vereniging, het gewenste adres (subdomein), je naam, je e-mailadres en een wachtwoord. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op. Daarnaast onthouden we je taalvoorkeur. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. We bewaren deze gegevens zolang de vereniging ClubBalans gebruikt.

Inloggen en beveiliging

Om je account te beveiligen verwerken we inloggegevens en een tweede stap bij het inloggen: een code uit een authenticator-app of een code per e-mail (10 minuten geldig). Een browser waarin je de tweede stap hebt doorlopen onthouden we 7 dagen. In ClubBalans leggen we in een wijzigingslog vast welke gebruiker wanneer welke gegevens heeft aangepast, zodat de vereniging dat kan terugzien. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

Abonnement en facturen

Voor het abonnement registreren we het gekozen aantal leden, de looptijd en de facturen aan de vereniging. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht. Facturen en de bijbehorende administratie bewaren we 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.

E-mails vanuit ClubBalans

ClubBalans verstuurt e-mails, zoals inlogcodes, wachtwoordherstel en de facturen en herinneringen die een vereniging aan haar leden stuurt. Daarvoor gebruiken we de naam en het e-mailadres van de ontvanger.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens. We schakelen alleen deze dienstverleners in, met wie we afspraken hebben over het beschermen van de gegevens:

Mailgun, Amazon en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Komen gegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

Cookies en lokale opslag

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen, onder meer:

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelen. De termijnen per doel staan hierboven. Stopt een vereniging met ClubBalans, dan verwijderen we op haar verzoek de database van de vereniging. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals onze eigen facturen, blijven 7 jaar bewaard.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Gebruiken we gegevens op basis van je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar martin@proremote.nl. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die je vereniging in ClubBalans over je bijhoudt, richt je verzoek dan aan je vereniging; wij helpen de vereniging daarbij.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.