Dubbel boekhouden, zonder dat je het merkt
Elke boeking in ClubBalans is een journaalpost met debet en credit, zoals in elke echte boekhouding. Jij hoeft daar niet over na te denken. Ontvang je contributie, dan boek je die op Contributie; betaal je de energierekening, dan boek je die op Energie. ClubBalans maakt de tegenboeking op de bank, de kas of de debiteuren, en weigert een boeking die niet in balans is.
Een rekeningschema voor verenigingen
Bij de start krijg je een rekeningschema dat past bij een vereniging, met categorieën als contributie, sponsoring, donaties, kantineomzet, subsidies, evenementen, huur accommodatie, energie, verzekeringen, bondsafdracht, materialen, kantine-inkoop en vrijwilligersvergoedingen. Je zet uit wat je niet nodig hebt, geeft categorieën een eigen naam en maakt subcategorieën, bijvoorbeeld per team of per evenement.
Boekjaren en een openingsbalans
Je boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december, of over een seizoen, bijvoorbeeld van 1 juli tot en met 30 juni. Boekjaren volgen elkaar zonder gaten op. In je eerste boekjaar leg je de openingsbalans vast: het saldo van de bank en de kas, het eigen vermogen en de facturen die op dat moment nog openstaan.
Een begroting naast de werkelijkheid
Per categorie vul je de begroting voor het boekjaar in. ClubBalans zet de werkelijke bedragen ernaast, met het percentage dat al is besteed of binnengekomen, en ook de begroting en de cijfers van vorig jaar. Zo zie je halverwege het seizoen al of de kantine-inkoop uit de hand loopt. De begroting komt ook in de jaarrekening.
Memoriaalboekingen voor de rest
Niet alles loopt via een factuur, de bank of de kas. Voor overboekingen, correcties of afschrijvingen maak je een memoriaalboeking op de categorieën die je kiest. ClubBalans controleert dat de boeking in balans is.
Jaarafsluiting
Is de boekhouding compleet en heeft de kascommissie de jaarrekening goedgekeurd, dan sluit je het boekjaar af. Het resultaat wordt op het eigen vermogen geboekt en het jaar wordt vergrendeld: daarna kan er niets meer aan veranderen. Zo blijft de goedgekeurde jaarrekening altijd kloppen.
Alles hangt samen
De boekhouding staat niet los van de rest. Contributiefacturen worden geboekt zodra ze zijn aangemaakt, en betalingen die je via de bank of de kas verwerkt, komen direct in de balans. Je hoeft niets dubbel in te voeren.