Gebruikers uitnodigen
Je nodigt bestuursleden en vrijwilligers uit met hun e-mailadres. Zij ontvangen een uitnodiging, kiezen zelf een wachtwoord en kunnen meteen aan de slag. Het aantal gebruikers is onbeperkt.
Rollen en rechten per scherm
Elke gebruiker heeft een rol. ClubBalans begint met drie rollen:
- Beheerder: mag alles, ook gebruikers, rollen en het abonnement beheren.
- Penningmeester: facturen, bank, kas, boekhouding en rapportages.
- Ledenadministratie: leden bekijken, toevoegen, bewerken en importeren, en de lijsten.
Daarnaast maak je zelf rollen aan, bijvoorbeeld voor de kascommissie of een kantinebeheerder. In een overzichtelijke tabel vink je per scherm aan welke rol het mag gebruiken. Menu-items en knoppen die iemand niet mag gebruiken, ziet hij ook niet.
Inloggen in twee stappen
Een wachtwoord alleen is niet genoeg voor de financiële gegevens van je vereniging. Na het wachtwoord vraagt ClubBalans om een tweede stap:
- een code uit een authenticator-app, zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator, die je koppelt met een QR-code;
- of, zonder app, een code per e-mail die 10 minuten geldig is.
Een browser waarin je de tweede stap hebt doorlopen, wordt 7 dagen vertrouwd. Wachtwoord vergeten? Dan stel je een nieuw wachtwoord in via een link per e-mail.
Een wijzigingslog van alles
Elke wijziging aan de gegevens van je vereniging wordt vastgelegd: welke gebruiker, wanneer, welk record, welk veld, en de oude en de nieuwe waarde. Het wijzigingslog kan niemand aanpassen of wissen. Handig als er vragen zijn, en onmisbaar bij een overdracht aan een nieuw bestuur.
Een eigen database per vereniging
Elke vereniging heeft een eigen, afgeschermde database en een eigen adres, zoals jouwclub.clubbalans.nl. Verbindingen zijn versleuteld en wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen. Hoe we met gegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.