Elk lid een eigen tegoed
Zodra een lid voor het eerst tegoed krijgt, maakt ClubBalans een eigen tegoedrekening voor hem aan, bijvoorbeeld Tegoed Jan de Vries. Je hoeft daar zelf niets voor in te richten. In het overzicht zie je per lid hoeveel tegoed er staat, met het grootste tegoed bovenaan, en bij elke tegoedrekening vind je alle boekingen terug.
In de instellingen bepaal je wie tegoed mag hebben: particuliere leden, zakelijke leden, of allebei. Zo kun je bijvoorbeeld alleen sponsors en bedrijven met een tegoed laten werken.
Tegoed optoppen
Er zijn twee manieren om tegoed op te bouwen:
- Contant in de kas: het lid geeft geld af aan de bar of de penningmeester. Je kiest het lid, de kas en het bedrag, en het geld staat direct in de kas en op het tegoed.
- Via een factuur: op een gewone factuur kies je bij een regel Tegoed in plaats van een opbrengstcategorie. Het bedrag komt op het tegoed van het lid, en de factuur betaalt het lid via de bank zoals elke andere factuur. Handig voor sponsors die een flink bedrag vooruitbetalen, of voor een vaste opwaardering aan het begin van het seizoen.
Afboeken aan de bar
Bestelt een lid iets, dan boek je het bedrag af van zijn tegoed. Je verdeelt de rekening over de categorieën waar het bij hoort, zoals drank, etenswaren of kantineomzet, net als bij een ontvangst in de kas, alleen gaat er geen geld door de kas. Zo staat de omzet van de bar op de juiste plek in de resultatenrekening, of er nu contant of met tegoed is betaald.
Is het tegoed niet genoeg, dan weigert ClubBalans de afboeking en zie je meteen hoeveel er nog op staat. Een tegoed kan nooit onder nul komen.
Facturen betalen met tegoed
Heeft een lid tegoed en staat er een factuur open, dan zie je dat op de factuur. Met Verrekenen met tegoed betaal je de factuur, helemaal of voor een deel, uit het tegoed. Vergis je je, dan maak je de verrekening weer ongedaan zolang het boekjaar actief is.
Het werkt ook andersom. Maak je een creditnota voor een factuur die al betaald was, dan zet ClubBalans het teveel betaalde bedrag automatisch op het tegoed van het lid. Je hoeft dus geen geld terug te storten: het lid besteedt het gewoon aan de bar of aan de volgende factuur.
Contributie automatisch met tegoed
Wil je dat leden hun contributie met hun tegoed betalen? Zet het dan aan in de instellingen, weer apart voor particuliere en zakelijke leden. Bij het innen van de contributie zie je per lid of de factuur met tegoed wordt betaald. Dat gebeurt alleen als het tegoed de hele factuur dekt; een deel van het tegoed gebruiken gebeurt nooit vanzelf. Het lid krijgt de factuur gewoon per e-mail, als betaald.
Altijd kloppend in de boekhouding
Elke opwaardering, afboeking en verrekening wordt meteen geboekt. Het totaal van alle tegoeden staat op de balans onder Tegoeden, als schuld van de vereniging aan haar leden: het geld is binnen, maar de drankjes moeten nog geschonken worden. Op het rekeningoverzicht van een lid staat naast de openstaande facturen ook zijn tegoed bij de club.
Wijzigen en verwijderen kan alleen zolang het boekjaar actief is, en een opwaardering waarvan al iets is uitgegeven, kun je niet meer intrekken. Elke wijziging komt in het logboek, zodat de kascommissie precies kan zien wat er is gebeurd.
De barcommissie aan het werk
Tegoed is een eigen scherm in de rechten per rol. Geef de barcommissie toegang tot het optoppen en afboeken van tegoed, zonder dat ze de rest van de boekhouding kunnen zien of wijzigen.