Stap 1: zet het uitbetalingsoverzicht in de inbox en laat het scannen
Download het uitbetalingsoverzicht bij je betaalprovider en upload het in de inbox (het symbool rechtsboven), of mail het naar het factuuradres van je vereniging. Klik naast het document op Scan en herken.
SumUp-uitbetalingsoverzicht-oktober-2026.pdf: het overzicht van de betaalprovider, hier met de uitbetaling van 27 oktober. Klik op de naam om het te bekijken.
Scan en herken: AI leest het document en bepaalt zelf of het een factuur is of een uitbetalingsoverzicht. Bij een uitbetalingsoverzicht ga je naar het scherm met de uitbetalingen.
Stap 2: bekijk de uitbetalingen
Elke uitbetaling uit het document staat op een eigen regel, met de banktransactie die ClubBalans erbij heeft gevonden.
Uitbetaling: de datum en de referentie van de uitbetaling, hier 27-10-2026 en PO-84520731, met de verkoop van € 60,00, de kosten van € 1,35 en het ontvangen bedrag van € 58,65.
Verwerken: opent de banktransactie van € 58,65 van 27 oktober. Staat er Nog niet gevonden, importeer dan eerst het bankafschrift met deze uitbetaling.
Onder de regels staan de totalen van het document. Toont je bank de uitbetalingen als één transactie van het totaal, dan zie je dat hier ook, met de knop Verwerk het totaal.
Stap 3: verwerk de banktransactie
Je komt op het gewone scherm om een banktransactie te verwerken, maar nu is het voorstel al ingevuld. Controleer het en klik op Verwerken.
Voorstel: wat uit het uitbetalingsoverzicht is gelezen: de verkoop van € 60,00 en de kosten van de aanbieder van € 1,35.
Categorie: Te ontvangen pinbetalingen. Daarmee boek je de vordering weg die bij de dagomzet is ontstaan.
Bedrag: de volledige verkoop, hier € 60,00, dus niet het bedrag dat is uitbetaald.
Categorie van de kosten: Bankkosten, of de categorie die je eerder voor de kosten van pinbetalingen hebt gebruikt.
Kosten: wat de provider heeft ingehouden, hier € 1,35. Nog te verdelen staat op € 0,00, want € 60,00 is het ontvangen bedrag van € 58,65 plus de kosten van € 1,35.
Stap 4: markeer het document als verwerkt
Ga terug naar de uitbetalingen. Is elke uitbetaling verwerkt, dan klik je op Markeer als verwerkt. Het document verdwijnt uit de inbox en het bestand blijft bewaard, zodat je accountant het kan terugvinden.
Het saldo van Te ontvangen pinbetalingen is nu weer nul, als alle pinbetalingen zijn uitbetaald. Dat controleer je onder Boekhouding en Boekingen.
Goed om te weten
- Scan en herken is een hulpmiddel: controleer de bedragen voordat je verwerkt. Staat er een verschil in de uitbetaling, dan zie je dat bij Nog te verdelen.
- Houdt je betaalprovider geen kosten in maar stuurt hij een maandfactuur? Dan is de uitbetaling gelijk aan de verkoop en boek je de factuur als ontvangen factuur.
- Meer over de kantine, voorraad en telling lees je bij kantine, tegoed en voorraad, en over bankafschriften bij bank en kas.
