Stap 1: voeg de lening toe
Ga in het hoofdmenu naar Boekhouding en kies Leningen. Klik rechtsboven op Nieuwe lening. Bovenaan geef je de lening een naam en vul je de andere partij in, met het IBAN waarmee ClubBalans de termijnen later herkent.
Soort lening: Geleend door de club als de club geld heeft gekregen en dat terug moet betalen, Uitgeleend door de club als de club geld aan iemand anders heeft uitgeleend.
Bedrag, rente en startdatum: het bedrag van de lening, het rentepercentage per jaar en de dag waarop het geld binnenkomt. Liep de lening al voordat je met ClubBalans begon, vul dan de schuld in zoals die nu is.
Manier van aflossen: annuïtair (elke termijn hetzelfde totaalbedrag, zoals bij een hypotheek), lineair (elke termijn dezelfde aflossing, dus een dalende rente), alleen rente (alles aan het eind) of vrij (geen aflosschema).
Looptijd en termijnen: het aantal maanden en hoe vaak je betaalt: elke maand, kwartaal, halfjaar of jaar. De looptijd moet een heel aantal termijnen zijn.
Rekening van het geld: de bankrekening of kas waarop het geld binnenkwam. ClubBalans boekt het op de startdatum. Komt het geld als banktransactie binnen die je zelf verwerkt, kies dan Niet boeken.
Klik op Opslaan. De lening krijgt een eigen balanscategorie onder Leningen, zodat de schuld op de balans staat, en een categorie voor de rente. Die heet standaard Betaalde rente, of Ontvangen rente bij een uitgeleend bedrag. Op de pagina van de lening kies je een andere rentecategorie.
Stap 2: bekijk het aflosschema
Onder het formulier van de lening staat het aflosschema: wanneer elke termijn is verschuldigd en hoeveel daarvan aflossing en rente is. De rente is het jaarpercentage voor de maanden van één termijn, berekend over de schuld die nog over is.
Aflossing: het deel van de termijn dat de schuld verlaagt. Bij een annuïtaire lening groeit dit deel elke termijn, omdat de rente daalt.
Rente: het deel van de termijn voor de rente, over de schuld op dat moment.
Status: Geboekt als de termijn is verwerkt, Komend als hij nog moet komen en rood Nog niet geboekt als de vervaldatum voorbij is en de termijn nog niet is verwerkt.
De voorwaarden van een lening kun je achteraf niet wijzigen. Heb je een fout gemaakt, dan verwijder je de lening zolang alleen de eerste boeking bestaat en voer je haar opnieuw in.
Stap 3: verwerk een termijn
Importeer het bankafschrift en open de banktransactie van de termijn. Is het bedrag precies de volgende termijn en komt de betaling van de bank (het IBAN of de naam komt overeen) of binnen tien dagen van de vervaldatum, dan stelt ClubBalans voor om de termijn te splitsen in aflossing en rente.
Voorstel: ClubBalans herkent de termijn en zegt welke termijn van welke lening het is, met de aflossing en de rente.
Aflossing: de eerste regel boekt de aflossing op de categorie van de lening, zodat de schuld daalt.
Rente: de tweede regel boekt de rente op de rentecategorie, een kostenpost van het jaar.
Verwerken: boekt de transactie en gaat naar de volgende. De termijn staat daarna in het aflosschema op Geboekt.
Wijkt het bedrag van de bank een paar cent af van het schema, dan krijg je geen voorstel. Je verdeelt de transactie dan zelf met dezelfde twee regels. Ook extra aflossen doe je zo: boek het bedrag op de categorie van de lening. Je kunt nooit meer aflossen dan er nog openstaat.
Stap 4: houd het overzicht
Onder Leningen zie je alle leningen van de club met wat er nog openstaat.
Over op: de schuld die nog openstaat op de laatste dag van het boekjaar, of van vandaag als het jaar nog loopt.
Rente dit jaar: de rente die dit boekjaar is geboekt.
Volgende termijn: de datum en het bedrag van de eerstvolgende termijn die nog niet is geboekt. Is de datum voorbij, dan staat hij rood en meldt het overzicht bovenaan dat er termijnen zijn die je nog moet verwerken.
Nog af te lossen: de totale schuld van alle leningen die de club heeft ontvangen. Heeft de club ook geld uitgeleend, dan staat daarnaast wat er nog te ontvangen is.
De schuld staat op de balans onder Leningen en de rente in de winst- en verliesrekening. Bij de jaarafsluiting waarschuwt ClubBalans voor termijnen van dat jaar die nog niet zijn geboekt, en voor rente die sinds de laatste termijn is opgebouwd en nog niet in de cijfers zit. Die rente boek je zelf met een memoriaalboeking.
Goed om te weten
- De schuld van een lening kan nooit onder nul komen, ook niet met een memoriaalboeking of een kasboeking.
- Een lening die nog maar één boeking heeft, de ontvangst van het geld, kun je verwijderen. Daarna blijven de boekingen staan.
- Wie leningen mag beheren, bepaal je per rol, en elke wijziging komt in het wijzigingslog.
- Meer over boeken vind je bij boekhouding en bank en kas.
