Stap 1: zet Scan en herken aan
Dit doe je één keer, als beheerder. Ga naar Instellingen en kies Abonnement. Rechts staat het blok Scan en herken.
€ 0,10 per factuur: wat het kost, inclusief btw. Alleen een factuur die ook echt wordt voorgesteld kost iets. Een document dat niet gelezen kan worden, is gratis.
Scan en herken gebruiken: kies Aan. Standaard staat het uit, en zolang het uit staat wordt er niets gescand en niets in rekening gebracht.
Opslaan: bewaart de keuze. Onder Gescand deze maand zie je hoeveel facturen je hebt laten lezen en wat dat kost.
Stap 2: laat een factuur uit de inbox scannen
Klik rechtsboven op het inbox-symbool. Hier staat elke factuur die nog niet is geboekt, per e-mail binnengekomen of door jou geüpload. Naast elk document staat nu de knop Scan en herken.
Factuur-2026-0412.pdf: klik op de naam of het oogje om het document te bekijken, voordat je het laat scannen.
Scan en herken: AI leest het document. Je ziet het document met een lijn eroverheen terwijl het wordt gelezen, meestal een paar seconden. Daarna ga je vanzelf naar het boekingsscherm.
Werkt het lezen niet, bijvoorbeeld omdat een foto onleesbaar is, dan zie je een melding. Je betaalt er dan niets voor en boekt de factuur zelf: kies Nieuwe factuur bij Verwerken als… en klik op Boek.
Stap 3: controleer het voorstel en boek de factuur
Links staat het ingevulde formulier, rechts het document, zodat je alles met één blik vergelijkt. Bovenaan staat dat het formulier is ingevuld door Scan en herken: er is nog niets geboekt.
Ingevuld door Scan en herken: dit is een voorstel. Controleer elk veld, want er wordt pas geboekt als je opslaat.
Leverancier: de leverancier die bij de factuur hoort, hier Drukkerij Het Kopietje. Bestaat hij nog niet, dan staat er een link om hem toe te voegen.
Factuurnummer van de leverancier: het nummer op de factuur, hier 2026-0412. Zo boek je dezelfde factuur niet twee keer.
Categorie: de categorie die het best past bij wat er is gekocht, hier Drukwerk en communicatie. Past een andere beter, kies die dan zelf. Bevat de factuur posten voor verschillende categorieën, dan staat er een regel per categorie.
Bedrag: het bedrag op de factuur inclusief btw, hier € 181,50. De regels samen moeten het totaal van de factuur zijn.
Onderaan het formulier staat het document als bijlage. Klik op Opslaan: de factuur staat onder Facturen (bij Ontvangen), de kosten staan in de boekhouding en het document verdwijnt uit de inbox.
Stap 4: betaal de factuur
Betaal de factuur in je internetbankieren en importeer daarna het bankafschrift. ClubBalans herkent de betaling aan het IBAN of het factuurnummer en stelt de openstaande factuur voor. Hoe dat gaat, lees je in de uitleg over bankafschriften verwerken.
Goed om te weten
- Scan en herken is een hulpmiddel: jij blijft verantwoordelijk voor wat je boekt. Controleer vooral de bedragen en de categorie.
- Een betaalprovider zoals SumUp stuurt geen factuur maar een uitbetalingsoverzicht. Ook dat herkent Scan en herken, zie pinuitbetalingen scannen.
- Wie facturen mag boeken en wie het abonnement beheert, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Meer over de boekhouding vind je bij boekhouding.
