Stap 1: open Contributie innen en kies de leden
Ga in het hoofdmenu naar Leden en kies Contributie innen. Je ziet alle leden die voor het boekjaar nog geen contributiefactuur hebben, met het bedrag dat ze moeten betalen. Dat bedrag komt uit hun soort lidmaatschap.
Factuurdatum: de dag waarop de facturen worden gedateerd, standaard vandaag, hier 28-10-2026.
Vervaldatum: uiterlijk betalen op deze dag. ClubBalans telt de betaaltermijn uit de instellingen op bij de factuurdatum, hier 30 dagen: 27-11-2026.
Facturen mailen: aangevinkt krijgt elk lid de factuur als PDF per e-mail. Haal het vinkje weg als je de facturen liever zelf bezorgt.
Verwerken: maakt de facturen aan van de leden die zijn aangevinkt. Dit is de knop van stap 2.
Volledig of Naar rato: volledig betaalt elk lid de hele jaarcontributie. Naar rato betaalt een lid alleen voor de dagen dat het lid is, handig voor wie halverwege het jaar is gestart.
Alles selecteren: alle leden zijn standaard aangevinkt. Haal het vinkje weg bij een lid dat je nu niet wilt factureren, bijvoorbeeld iemand die gaat opzeggen.
Boven de lijst kies je ook de periode: Jaar, Halfjaar, Kwartaal of Maand. Met de knop Contributie filter je op bijvoorbeeld alleen de Senioren, zodat je per groep een eigen factuurdatum kunt kiezen.
Stap 2: verwerk de facturen
Klik op Verwerken en bevestig. Onderaan het scherm zie je het totaal: bij ons voorbeeld zeven facturen van samen € 1.065,00. De facturen worden op de achtergrond aangemaakt, opgeslagen en gemaild, en op de pagina groeit een voortgangsbalk. Ook een run met honderden leden hoef je niet af te wachten: je kunt gewoon verder werken.
Elke factuur krijgt een eigen factuurnummer en wordt meteen in de boekhouding geboekt: het bedrag staat als te ontvangen bij de debiteuren en als opbrengst op de contributiecategorie. Daar hoef je zelf niets voor te doen.
Stap 3: controleer de facturen
Ga naar Facturen en kies onder Verzenden Facturen. Bovenaan de lijst staan de nieuwe facturen, met de nieuwste eerst.
Status: met Openstaand zie je alleen de facturen die nog niet zijn betaald, met Betaald alleen de betaalde. Zo houd je overzicht in een lange lijst.
Factuur: elke regel is een factuur met nummer, factuurdatum, naam, vervaldatum, bedrag en wat er nog openstaat, hier factuur 20260199 van Sara van der Linden. Klik op een regel om de factuur te openen en de PDF te bekijken.
Zodra een lid betaalt en je de betaling koppelt, gaat het openstaande bedrag naar nul en staat er Betaald. Hoe dat werkt lees je in de uitleg over bankafschriften verwerken.
Stap 4: stuur herinneringen voor late betalers
Niet iedereen betaalt op tijd. Onder Facturen en Herinneringen (bij Verzenden) staan alle facturen waarvan de vervaldatum is verstreken, ook die van eerdere boekjaren, met de oudste bovenaan.
Selecteren: vink de facturen aan waarvoor je een herinnering wilt sturen, of kies de bovenste regel om alles in één keer te selecteren.
Dagen te laat: hoe lang de vervaldatum al verstreken is, hier 756 dagen.
Herinneringen: hoeveel herinneringen er al zijn gestuurd en wanneer de laatste ging, hier twee, de laatste op 13-11-2024. Zo stuur je niet per ongeluk te vaak.
Openstaand per leeftijd: het openstaande bedrag verdeeld naar hoe lang het al te laat is: 1 tot 30 dagen, 31 tot 60, 61 tot 90 en meer dan 90 dagen.
Onder de lijst staat de knop Herinnering versturen. ClubBalans mailt dan voor elke aangevinkte factuur een herinnering met de factuur als PDF en houdt het aantal herinneringen bij. Leden zonder e-mailadres worden overgeslagen en gemeld.
Goed om te weten
- Een nieuw lid dat later in het jaar start, verschijnt vanzelf weer in de lijst bij een volgende inning. Wie al een factuur heeft, staat er niet meer in.
- Wisselt een lid van contributie, dan krijgt het lid een aanvulling op één factuur: het betaalt het verschil.
- Heeft een lid tegoed, bijvoorbeeld van de kantine, dan kan de contributie daarmee betaald worden als de vereniging dat toestaat.
- Wie contributie mag innen, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Meer over de mogelijkheden vind je bij contributie innen.
