Stap 1: controleer de jaarrekening
Ga naar Rapportage en kies Jaarrekening. Bovenaan kies je het boekjaar en klik je op Tonen. De jaarrekening bestaat uit de balans, de winst-en-verliesrekening met de begroting en het voorgaande jaar, en de kerncijfers.
Boekjaar: het jaar dat je bekijkt. Naast de titel staat of het al is afgesloten, hier Nog niet afgesloten.
Pdf downloaden: de jaarrekening als pdf, om aan de kascommissie en op de ledenvergadering te laten zien.
Auditfile (XAF): de volledige boekhouding als XML-bestand voor de Belastingdienst of je accountant. Dit is een bestand dat andere boekhoudprogramma's kunnen inlezen.
Balans: wat de vereniging bezit en schuldig is op de laatste dag van het jaar, naast het jaar ervoor. Rechts staan de kerncijfers: totale inkomsten, uitgaven en het resultaat.
Onder de balans staat de winst-en-verliesrekening, met per categorie het werkelijke bedrag, de begroting en het verschil. Vergelijk dat met wat je verwacht en zoek bij een afwijking uit waar die vandaan komt: klik op een categorie om de boekingen te zien.
Stap 2: download de stukken
Klik op Pdf downloaden voor de jaarrekening en op Auditfile (XAF) voor het XML-bestand. Daarmee heb je alles voor de kascommissie en voor je accountant. De Auditfile bevat de hele boekhouding van het jaar: de openingsbalans, alle boekingen met hun facturen en het resultaat. Een jaar met boekingen die niet in evenwicht zijn, krijgt er geen.
Wil je alle stukken in één keer, dan staat onder Boekhouding en Kascontrole het Kascommissiepakket: een ZIP-bestand met de jaarrekening, alle boekingen, de facturen, het kasboek en de kastellingen van het jaar. Zie rapportage en controle.
Stap 3: sluit het boekjaar af
Is de jaarrekening goedgekeurd, dan sluit je het jaar af. Ga naar Boekhouding en kies Jaarafsluiting.
Afsluiten: sluit het boekjaar af, hier 2025/2026 met een resultaat van € 17.939,71. ClubBalans vraagt om bevestiging en boekt dan het resultaat op het eigen vermogen. De knop staat alleen bij het oudste jaar dat nog open is. Zolang dat jaar niet voorbij is, staat er in plaats daarvan vanaf welke datum het kan.
Afgesloten: een afgesloten jaar toont de dag van afsluiten, hier 01-11-2025. Er kan in dat jaar niets meer worden geboekt, gewijzigd of verwijderd.
Heropenen: haalt de afsluitboeking weg zodat je weer kunt boeken. Dat kan alleen een beheerder, en het meest recente afgesloten jaar eerst.
Boekjaren sluit je in volgorde af, het oudste eerst. Staat er voorraad met een waarde op de balans waarvan de laatste telling niet in de laatste dagen van het jaar ligt, dan waarschuwt de pagina daarvoor, met een link naar de nieuwe voorraadtelling. Zie voorraad bijhouden.
Stap 4: begin het nieuwe boekjaar
Een nieuw boekjaar begint niet vanzelf. Ga naar Instellingen, kies Boekhouding en dan Boekjaren.
Nieuw boekjaar: maakt het volgende jaar aan. Je kiest alleen de naam: het jaar sluit zonder gat aan op het laatste en duurt twaalf maanden.
Naam: het boekjaar, hier 2026/2027.
Actief: het actieve jaar, dat je boekt en waarvan je de rapporten ziet. Je kiest het jaar rechtsboven in het scherm.
Het nieuwe jaar neemt de saldi van het vorige over, zonder openingsbalans. Je kunt dus meteen verder met contributie, dagomzet en bankafschriften.
Goed om te weten
- Een afgesloten jaar is alleen te bekijken: de boekingen kun je zien, maar niet wijzigen. Knoppen om te boeken staan dan uit.
- Een boekjaar zonder boekingen kun je verwijderen, maar alleen het laatste.
- Wie het boekjaar mag afsluiten en heropenen, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Meer over de rapporten vind je bij rapportage en controle.
