Stap 1: zoek het inboxadres van je vereniging
Ga naar Instellingen en kies Diverse. Onder Facturen staat het e-mailadres voor ontvangen facturen.
E-mailadres voor ontvangen facturen: het adres van jouw vereniging, hier facturen+k3x9d2mq@clubbalans.nl. De code is uniek en niet te raden. Klik in het veld om het adres te selecteren en te kopiëren.
Geef dit adres aan je leveranciers als adres voor facturen, of stuur een factuur die al in je mailbox staat gewoon door. Wat je ernaartoe mailt, komt zonder verdere stappen in de inbox van je vereniging.
Stap 2: bekijk de inbox
Klik rechtsboven op het inbox-symbool, dat ook toont hoeveel documenten er wachten. Hier staat elke factuur die nog niet is geboekt.
Document toevoegen: heb je een factuur of bon op papier, of op je telefoon? Upload hem hier als pdf of foto, van maximaal 10 MB. Met de camera van je telefoon maak je meteen een foto van een bon.
Van: de afzender van de e-mail, hier drukkerijhetkopietje@example.com. Samen met het onderwerp en de datum van ontvangst zie je zo wat het is.
Verwerken als: kies hoe je dit document verwerkt: als Nieuwe factuur (een nieuwe inkoopfactuur), als Pinuitbetaling of, bij een bankbestand, als Bankbestand. Met Boek ga je ermee verder. Een document dat al is gescand heeft het label Gescand. Hoort het bij een factuur die je al hebt geboekt zonder bijlage, kies dan naast het document Bestaande factuur om hem eraan te koppelen.
Stap 3: boek de factuur
Kies Nieuwe factuur bij Verwerken als… en klik op Boek. Links staat het formulier, rechts het document uit de inbox, zodat je niets hoeft over te typen van een andere pagina.
Leverancier: ClubBalans kiest de leverancier zelf, hier Drukkerij Het Kopietje, omdat het afzenderadres van de e-mail bij die leverancier hoort. De omschrijving komt uit het onderwerp van de e-mail.
Factuurnummer van de leverancier: het nummer op de factuur, hier 2026-0412. Je accountant zoekt de factuur hiermee op, en zo boek je dezelfde factuur niet twee keer.
Categorie: waar de kosten onder vallen, hier Drukwerk en communicatie. Zijn er meer posten op de factuur, voeg dan een regel toe per categorie.
Bedrag: het bedrag op de factuur, hier € 181,50. De regels samen moeten het totaal van de factuur zijn.
Onderaan het formulier staat de pdf al als bijlage. Klik op Opslaan: de factuur staat nu onder Facturen (bij Ontvangen), de kosten staan in de boekhouding en het bedrag staat bij de nog te betalen bedragen, tot je de factuur betaalt. Het document verdwijnt uit de inbox.
Stap 4: betaal de factuur
Betaal de factuur in je internetbankieren en importeer daarna het bankafschrift. ClubBalans herkent de betaling aan het IBAN van de leverancier of het factuurnummer in de omschrijving, en stelt de openstaande inkoopfactuur voor. Je klikt op Verwerken en de factuur staat als betaald. De stappen staan in de uitleg over bankafschriften verwerken.
Betaal je contant uit de kas, bijvoorbeeld een kleine rekening, dan boek je dat bij Geld, Kas en Uitgaven, waar je de factuur kiest die je betaalt.
Goed om te weten
- Kreeg je een creditnota van de leverancier? Boek die vanaf de oorspronkelijke factuur, dan wordt de factuur automatisch verrekend.
- Een inboxdocument dat je niet nodig hebt, verwijder je uit de inbox. Het bestand zelf blijft bewaard.
- Wie facturen mag boeken, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Meer over de boekhouding vind je bij boekhouding.
