Stap 1: open de ledenadministratie
Ga in het hoofdmenu naar Leden. Rechtsboven staan de knoppen om een lid toe te voegen.
Nieuw particulier lid: voor een persoon, zoals Sanne. Dit is de knop die je het vaakst gebruikt.
Nieuw zakelijk lid: voor een bedrijf of sponsor met een contactpersoon. Daar lees je verderop meer over.
Stap 2: vul de gegevens van het lid in
Klik op Nieuw particulier lid. Bovenaan het formulier vul je de basisgegevens in.
Soort lid: Particulier staat al aangevinkt. Kies Bedrijf voor een zakelijk lid.
Lidnummer: ClubBalans vult het eerstvolgende vrije nummer in, hier 200. Gebruikt je vereniging geen lidnummers, laat het dan leeg.
Naam: de voor- en achternaam, hier Sanne de Vries. Dit is het enige verplichte veld.
Geboortedatum: optioneel, hier 14-03-1996. Je gebruikt hem voor de verjaardagslijst.
Stap 3: kies het lidmaatschap en vul de contactgegevens in
Scroll een stukje naar beneden. Hier bepaal je wat het lid betaalt en hoe je het lid bereikt.
Contributie: bepaalt de contributie. Het jaarbedrag staat erbij, hier Senioren (€ 235,00).
Lid sinds: de startdatum van het lidmaatschap, hier 01-11-2026. Vanaf die dag loopt het lidmaatschap en dus ook de contributie.
E-mailadres: hier komen facturen en berichten van de vereniging binnen, hier sanne.devries@example.com. Vul je ook een CC-e-mailadres in, bijvoorbeeld van een ouder, dan gaat daar een kopie naartoe.
Telefoonnummer: optioneel, hier 06 12345678.
Stap 4: vul het adres en de groepen in en sla op
Onderaan staan het adres en de groepen waar het lid bij hoort.
Adres: straat en huisnummer, hier Kerkstraat 12.
Postcode en woonplaats: hier 3511 AB in Utrecht. Het land staat standaard op Nederland.
Groepen: vink de teams of commissies aan waar het lid in zit, hier Selectie. Ze zijn optioneel en je kunt er later altijd een bij zetten.
Opslaan: bewaart het lid. Je komt terug op de ledenlijst met de melding Lid toegevoegd.
Een bedrijf als lid
Sponsors en bedrijven voeg je toe met Nieuw zakelijk lid. Het formulier is bijna hetzelfde, met twee verschillen: je vult de naam van het bedrijf in, en de persoon die je spreekt komt erbij als contactpersoon.
Bedrijfsnaam: verplicht, hier Bakkerij Van Dijk. Op facturen, in lijsten en in de boekhouding staat deze naam.
Contactpersoon: de persoon bij het bedrijf, hier Pieter van Dijk. In de ledenlijst staat zijn naam tussen haakjes achter het bedrijf.
Verderop in het formulier kun je nog een KvK-nummer van 8 cijfers invullen en een apart e-mailadres voor facturen, bijvoorbeeld van de administratie van het bedrijf.
Veel leden tegelijk toevoegen
Heb je tientallen of honderden leden uit een spreadsheet? Gebruik dan de knop Importeren op de ledenlijst: je koppelt de kolommen van je bestand aan de velden van ClubBalans en ziet vooraf wat er gebeurt. Is je vereniging nieuw bij ClubBalans, dan doen wij het ook gratis voor je: lees meer over de gratis ledenimport.
Goed om te weten
- Je abonnement bepaalt hoeveel leden je kunt toevoegen. Zit je aan je maximum, dan meldt ClubBalans dat en koop je extra leden bij op de pagina Abonnement.
- Een lid verwijderen haalt het niet echt weg: het lid verdwijnt uit de lijsten, maar facturen en logboek blijven kloppen. Je kunt een verwijderd lid terugzetten.
- Wie leden mag aanmaken, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Is het lid er eenmaal, dan inner je de contributie voor alle leden tegelijk.
