Het voorbeeld
We volgen de kantine van Sportvereniging De Demo:
- De drank en snacks koopt de club gemiddeld in voor € 1,00 en verkoopt ze voor € 2,00. De marge is dus 50%. Je stelt dat één keer in als voorraadsoort, zie voorraad bijhouden; de kantine in dit voorbeeld heeft dat al gedaan.
- Op zaterdag 24 oktober 2026 wordt er voor € 60,00 met pin betaald.
- Op dinsdag 27 oktober schrijft de betaalprovider € 58,65 bij op de bankrekening: € 60,00 min € 1,35 kosten.
Aan het eind weet je precies hoeveel je hebt verkocht, wat de drank je heeft gekost en wat de pinbetalingen kosten.
Stap 1: voer de dagomzet in
Ga naar Geld, kies Kas, dan Dagomzet, en klik op Nieuwe dagomzet. Hier voer je de verkoop van een dag of een evenement in. De pinbetalingen voer je in als één transactie met het dagtotaal van het pinapparaat.
Datum: de dag van de verkoop, hier 24-10-2026.
Kas: de kas die bij deze dag hoort, hier Clubkas. Pinbetalingen komen niet in de kas, maar de dag hoort wel bij een kas.
Betaald met: kies Pin. De andere keuzes zijn Tegoed en Kas.
Wat: een omschrijving voor jezelf, hier Pinbetalingen kantine.
Categorie: kies de omzetcategorie van je voorraadsoort, hier Kantineomzet.
Producten: het dagtotaal van de pinbetalingen, hier € 60,00. Dat is het bedrag van het dagoverzicht van je pinapparaat.
Stap 2: controleer de totalen en sla op
Onder aan het formulier telt ClubBalans alles bij elkaar op. Heb je ook contante verkoop of verkoop met tegoed, dan voeg je daarvoor met Transactie toevoegen een eigen transactie toe.
Pin: het totaal van alle pinbetalingen, hier € 60,00. Vergelijk het met het dagoverzicht van je pinapparaat: die twee moeten gelijk zijn.
Opslaan: boekt de dag. Je komt terug op het overzicht van de dagomzet.
Een dag kun je later nog wijzigen of verwijderen, zolang het boekjaar actief is. ClubBalans vervangt dan alle boekingen van die dag.
Stap 3: zo staat het in de boekhouding
Je hoeft zelf niets te boeken, maar het is goed om te zien wat ClubBalans voor je doet. Ga naar Boekhouding en kies Boekingen. De dagomzet staat erin als één boeking, met vier regels.
Te ontvangen pinbetalingen, bij € 60,00: de betaalprovider moet je nog € 60,00 betalen. Dit is een vordering, geen geld op de bank.
Kantineomzet, bij € 60,00: de omzet van de dag.
Inkoopwaarde omzet, bij € 30,00: wat de drank en snacks die je hebt verkocht je hebben gekost: 50% van € 60,00.
Voorraad Kantine, af € 30,00: de voorraad op de balans wordt dienovereenkomstig kleiner.
Dit is de marge: € 60,00 omzet min € 30,00 inkoopwaarde is € 30,00 marge, precies de 50% die je bij de voorraadsoort hebt ingesteld. Je ziet het terug in de resultatenrekening, waar de omzet en de inkoopwaarde apart staan.
Stap 4: verwerk de uitbetaling van de betaalprovider
Een paar dagen later staat de uitbetaling op je bankafschrift. Download het afschrift bij je bank en lees het in via Geld, Bank en Importeren. Kies daarna Rekening, zoek de uitbetaling op en klik op Verwerken.
De betaalprovider houdt zijn kosten in, dus je ontvangt € 58,65 terwijl je € 60,00 hebt verkocht. Vul daarom de volledige verkoop in en de kosten apart:
Categorie: kies Te ontvangen pinbetalingen. Daarmee boek je de vordering van stap 3 weg.
Bedrag: de volledige verkoop, hier € 60,00, dus niet het bedrag dat is uitbetaald.
Categorie van de kosten: kies Bankkosten, of een eigen categorie voor pinkosten.
Kosten: wat de provider heeft ingehouden, hier € 1,35.
Nog te verdelen: moet € 0,00 zijn. Dat klopt als € 60,00 gelijk is aan het ontvangen bedrag van € 58,65 plus de kosten van € 1,35.
Verwerken: boekt de uitbetaling.
Stap 5: controleer het resultaat
Kijk onder Boekhouding en Boekingen nog eens naar de boekingen. De uitbetaling staat er nu bij, bovenaan.
Bank Rabobank, bij € 58,65: het geld dat daadwerkelijk op je rekening is gekomen.
Te ontvangen pinbetalingen, af € 60,00: de vordering is weggeboekt. Het saldo van deze categorie is weer nul, zolang alle pinbetalingen zijn uitbetaald.
Bankkosten, bij € 1,35: de kosten van de betaalprovider.
Zo komt het uit voor de pinbetalingen van deze zaterdag:
| Omzet kantine | € 60,00 |
| Inkoopwaarde omzet | − € 30,00 |
| Marge (50%) | € 30,00 |
|---|---|
| Kosten van de betaalprovider | − € 1,35 |
| Resultaat na pinkosten | € 28,65 |
Goed om te weten
- Staat het saldo van Te ontvangen pinbetalingen niet op nul? Dan is er verkoop die nog niet is uitbetaald, of een uitbetaling die je nog niet hebt verwerkt.
- Wil je ook contante verkoop en verkoop met tegoed van leden in dezelfde dag invoeren? Dat kan in hetzelfde formulier.
- Meer over de kantine, voorraad en telling lees je bij kantine, tegoed en voorraad, en over het verwerken van afschriften bij bank en kas.
