4 stappen

Tegoed van leden in ClubBalans

Veel verenigingen werken met een barkaart: een lid betaalt vooraf een bedrag en geeft dat daarna uit aan de bar. In ClubBalans heet dat tegoed. Je waardeert het op met contant geld, trekt er verkopen vanaf en ziet per lid wat er nog over is. Bij elke stap zie je een scherm met voorbeeldgegevens.

Ons voorbeeld: bij Sportvereniging De Demo waardeert Sanne Schouten op 28 oktober 2026 € 25,00 op, en geeft Emma Huisman € 4,50 uit na de wedstrijd.

Een klant die een pinpas voor een betaalterminal houdt in een bar

Stap 1: stel in wie tegoed kan hebben

Dit doe je één keer. Ga naar Instellingen en kies Diverse. Onder Tegoed stel je per soort lid, particulier en zakelijk, in wat er mag.

De tegoedinstellingen per soort lid: wie tegoed kan hebben, in de min mag gaan en de contributie met tegoed kan betalen

Daarnaast kun je instellen dat leden in de min mogen gaan met hun tegoed. Het tegoed is dan negatief, een bedrag dat het lid de club nog schuldig is. Laat dit op Nee staan als je dat niet wilt.

Stap 2: waardeer het tegoed van een lid op

Ga naar Geld, kies Tegoed en dan Optoppen. Klik op Nieuwe opwaardering. Een lid geeft je contant geld, en jij boekt het op zijn tegoed.

Het formulier om het tegoed van een lid op te waarderen met contant geld, met het lid, de kas en het bedrag

Stap 3: bekijk de opwaarderingen en het tegoed van alle leden

Na het opslaan kom je terug op de lijst met opwaarderingen.

De opwaarderingen van het jaar met ernaast het tegoed van elk lid

Stap 4: boek een uitgave van tegoed

Aan de bar betaalt een lid van zijn tegoed. Heb je een dagomzet, dan voer je de verkoop van tegoed daar in per lid, zie dagomzet boeken. Wil je één uitgave los boeken, kies dan Afboeken en klik op Nieuwe afboeking.

Het formulier om het tegoed van een lid af te boeken voor een rekening zonder contant geld, verdeeld over een categorie

Past een uitgave niet binnen het tegoed van het lid, dan weigert ClubBalans het, tenzij je dat soort lid in de min laat gaan.

Goed om te weten

In de boekhouding heeft elk lid een eigen regel onder Tegoeden op de balans. Samen zijn ze wat de vereniging aan leden verschuldigd is.
Alleen soorten leden die tegoed mogen hebben, kunnen opwaarderen. Dit stel je in bij stap 1.
Wie tegoed mag beheren, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
Meer over tegoed vind je bij tegoed van leden.

Vragen

Veelgestelde vragen

Waarvoor is tegoed handig?

Leden betalen vooraf een bedrag, bijvoorbeeld een barkaart van € 50, en betalen daarna aan de bar van hun tegoed. Dat scheelt wisselgeld, en je weet precies wat een lid nog heeft.

Waar staat het tegoed in de boekhouding?

Het geld dat leden hebben opgewaardeerd, is geld dat de vereniging aan hen verschuldigd is, tot het is uitgegeven. Het staat daarom als schuld op de balans, onder Tegoeden, met een eigen regel per lid.

Kan het tegoed van een lid onder nul komen?

Alleen als je dat bij Instellingen hebt toegestaan voor dat soort lid. Het tegoed is dan negatief: een bedrag dat het lid de club nog schuldig is. Standaard kan het niet.

Kan een lid zijn contributie met tegoed betalen?

Ja, als je dat bij Instellingen aanzet. Bij het innen van de contributie wordt de factuur dan meteen met het tegoed betaald als het tegoed voor de hele factuur toereikend is. Een deel van het tegoed wordt nooit gebruikt.

Kan ik een opwaardering corrigeren?

Ja, zolang het boekjaar open is. Je opent de opwaardering in de lijst en past hem aan of verwijdert hem. Een tegoed mag daarbij niet onder nul komen.

Hoe geven leden hun tegoed uit?

Bij de bar, via de dagomzet: de verkoop van tegoed voer je in per lid. Heb je geen dagomzet, dan boek je een afboeking, zoals in stap 4.

Meer hierover

4 stappen

Leden aanmaken

De eerste velden van het formulier voor een nieuw lid: soort lid, lidnummer, naam en geboortedatum

Voeg een particulier of zakelijk lid toe met lidmaatschap, contactgegevens en groepen, en controleer het resultaat. Met voorbeeldgegevens en een schermafbeelding bij elke stap.

Tegoed van leden in ClubBalans

Stap 1: stel in wie tegoed kan hebben

Stap 2: waardeer het tegoed van een lid op

Stap 3: bekijk de opwaarderingen en het tegoed van alle leden

Stap 4: boek een uitgave van tegoed

Goed om te weten

Veelgestelde vragen

Meer hierover

Leden aanmaken

Leden importeren

De ledenomgeving instellen

Pinbetalingen handmatig verwerken

Contributie innen

Bankafschriften verwerken

Inkoopfacturen boeken

Dagomzet boeken

Voorraad bijhouden

Het boekjaar afsluiten

Facturen scannen

Pinuitbetalingen scannen

Je leden mailen

Leningen boeken

Notificaties instellen

Tegoed

Kantine, tegoed en voorraad

Breng de boeken van je vereniging in balans