Stap 1: stel een voorraadsoort in
Een voorraadsoort vertelt ClubBalans wat je koopt en verkoopt. Je stelt hem één keer in: ga naar Instellingen, kies Categorieën, open het tabblad Voorraadsoorten en klik op Nieuwe voorraadsoort. In dit voorbeeld maken we er een voor de kantine: de club koopt drank en snacks gemiddeld in voor € 1,00 en verkoopt ze voor € 2,00.
Naam: waar de voorraad uit bestaat, hier Kantine.
Omzetcategorie: laat dit staan op Nieuwe categorie. ClubBalans maakt dan zelf de omzetcategorie Omzet Kantine en de voorraadcategorie Voorraad Kantine aan.
Inkoopprijs: wat de club betaalt, hier € 1,00 per artikel. Een gemiddelde over je assortiment is prima.
Verkoopprijs: waarvoor je dezelfde artikelen verkoopt, hier € 2,00.
Opslaan: bewaart de voorraadsoort.
Zo rekent ClubBalans de marge uit
Uit de inkoop- en verkoopprijs volgt het kostprijspercentage: de inkoopprijs gedeeld door de verkoopprijs. Bij de kantine is dat € 1,00 ÷ € 2,00 = 50%. Bij elke verkoop op de omzetcategorie van de voorraadsoort boekt ClubBalans automatisch ook de inkoopwaarde: dat deel van de omzet gaat als kosten (Inkoopwaarde omzet) van de voorraad af. Wat overblijft is de marge.
| Voorbeeld | Kantine | Clubkleding |
|---|---|---|
| Inkoopprijs | € 1,00 | € 25,00 |
| Verkoopprijs | € 2,00 | € 40,00 |
| Kostprijs (inkoop ÷ verkoop) | 50% | 62,50% |
| Marge (verkoop − inkoop, in % van de verkoop) | 50% | 37,50% |
| Bij € 100,00 omzet: inkoopwaarde | € 50,00 | € 62,50 |
| Bij € 100,00 omzet: marge | € 50,00 | € 37,50 |
ClubBalans gebruikt voor elke verkoop de prijzen van dat moment. Verander je later de inkoop- of verkoopprijs, dan geldt dat voor nieuwe verkopen en blijft wat je eerder boekte staan. Het kostprijspercentage gebruikt ClubBalans ook bij een telling, om de getelde verkoopwaarde om te rekenen naar inkoopwaarde (stap 4).
Stap 2: kijk naar je voorraadsoorten
Alle voorraadsoorten van de club staan bij Instellingen, Categorieën, tabblad Voorraadsoorten.
Voorraadsoort: wat je verkoopt, hier Clubkleding. Eronder staat de voorraadcategorie waarop de inkoop wordt geboekt, Voorraad Clubkleding.
Omzetcategorie: waar de verkoop op wordt geboekt, hier Omzet Clubkleding. Elke voorraadsoort heeft een eigen omzetcategorie.
Kostprijs: de inkoopprijs als percentage van de verkoopprijs, hier 62,50%: een shirt dat € 25,00 kost en voor € 40,00 wordt verkocht. Met dit percentage rekent ClubBalans verkoopwaarde om naar inkoopwaarde.
Waarde: wat de voorraad nu waard is in de boeken tegen inkoopwaarde, hier € 1.855,61.
Stap 3: koop in en verkoop
Hier hoef je niets bijzonders te doen, als je maar op de juiste plek boekt.
- Inkoop: boek wat je koopt op de voorraadcategorie, bijvoorbeeld Voorraad Clubkleding, en niet als kosten. Dat doe je bij een ontvangen factuur van de leverancier, zie inkoopfacturen boeken, of bij een betaling op het bankafschrift of uit de kas. De voorraad op de balans gaat omhoog.
- Verkoop: elke verkoop op de omzetcategorie van een voorraadsoort, bijvoorbeeld via de dagomzet, een factuur of een betaling van tegoed, verlaagt de voorraad automatisch. De inkoopwaarde wordt kosten, tegen de prijzen van dat moment.
Zo staat de voorraad altijd op de balans, en weet je bij elke verkoop wat de marge is.
Stap 4: tel de voorraad
De boeken weten wat er zou moeten liggen. Een telling laat zien wat er werkelijk ligt. Ga naar Boekhouding, kies Voorraad en klik op Nieuwe voorraadtelling.
Voorraad: de voorraadsoort die je telt, hier Clubkleding.
Datum van de opname: de dag van de telling, hier 28-10-2026. Een telling mag niet in de toekomst liggen.
Getelde verkoopwaarde: wat alle voorraad die er nog is zou opbrengen tegen de huidige verkoopprijzen, hier € 2.900,00. Je hoeft niets om te rekenen.
Voorraadtelling opslaan: boekt de telling. Rechts zie je de vorige tellingen van elke voorraadsoort.
Stap 5: bekijk het resultaat
Na het opslaan meldt ClubBalans het verschil: hier € -43,11. De telling staat bovenaan in het overzicht.
Telling: de nieuwe telling, hier van Clubkleding op 28-10-2026, met wie telde en de opmerking.
Verwacht: wat de boeken verwachten, tegen inkoopwaarde: € 1.855,61.
Geteld: wat je telde, omgerekend naar inkoopwaarde: € 2.900,00 × 62,50% = € 1.812,50.
Verschil: wat er zoek is, hier € -43,11. ClubBalans boekt het als voorraadverschil en de voorraad in de boeken wordt gelijk aan wat je telde.
Voorraad in de boeken: de voorraad per voorraadsoort na de laatste telling, hier € 1.812,50 voor Clubkleding.
Onder de tellingen staat de som van de voorraadverschillen, en rechts het resultaat op voorraad van het boekjaar: omzet, inkoopwaarde van de omzet, de brutomarge en de voorraadverschillen.
Goed om te weten
- Tellingen van een voorraadsoort volgen elkaar op: alleen de laatste kun je verwijderen, zolang het boekjaar open is.
- Voorraad met een waarde maar zonder telling in de laatste dagen van het jaar, meldt de pagina Jaarafsluiting. Zie het boekjaar afsluiten.
- Wie de voorraad mag tellen, bepaal je per rol. Lees meer over rollen en rechten.
- Meer over de kantine vind je bij kantine, tegoed en voorraad.
